Keuntungan Dan Kelemahan Outsourcing IT/SI

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Persaingan dalam dunia bisnis serta pasar global yang kompetitif diikuti dengan tingginya kebutuhan Teknologi Informasi serta iklim ekonomi yang saat ini tidak menentu menuntut perusahaan-perusahaan harus melakukan effisiensi dan meningkatkan produktivitas. Salah satu upaya yang dilakukan adalah dengan mempekerjakan tenaga kerja seminimal mungkin untuk dapat memberi kontribusi maksimal sesuai sasaran perusahaan. Untuk itu perusahaan berupaya fokus menangani pekerjaan yang menjadi bisnis inti (core business).

Efisiensi biaya dalam berbagai komponen pengeluaran keuangan perusahaan merupakan salah satu cara untuk dapat memenangkan persaingan. Kecenderungan yang terjadi adalah bahwa pengeluaran untuk pembiayaaan SDM perusahaan memakan porsi yang cukup besar dalam anggaran keuangan perusahaan. Solusi yang ditawarkan salah satunya dengan menggunakan outsourcing dan implementasi outsourcing dapat diterapkan mulai dari hal-hal yang sederhana seperti pengelolaan cleaning service sampai pada level yang rumit yaitu pengelolaan perusahaan. Outsourcing harus dipandang secara jangka panjang, karena perusahaan pasti akan mengeluarkan dana lebih sebagai management fee perusahaan outsourcing, memikirkan mengenai pengembangan karir karyawan, efisiensi dalam bidang tenaga kerja, organisasi, benefit dan lainnya. Masalahnya adalah bahwa kadang-kadang kemampuan in-house perusahaan tidak bisa mengakomodir pencapaian tersebut, sehingga perlu untuk melakukan outsourcing pada beberapa proses atau layanan IT.

Jika kita melihat perkembangan outsourcing di Indonesia, saat ini masuk dalam posisi kelima setelah China, India, Malaysia, dan Thailand. Dari posisi itu, bisa dilihat bahwa sebenarnya dari segi SDM, kita masih cukup diperhitungkan, karena menduduki level 12 dunia. Sedangkan dari environment (iklim keusahaan), Indonesia menempati urutan yang sangat rendah, karena tingginya tingkat korupsi (nomer 3 dunia) dan tingginya juga tingkat pembajakan di Indonesia (Menurut Djarot Subiantoro, Pimpinan ASPILUKI, tingkat pembajakan di Indonesia masih berkisar antara 60 sampai 80%).

Melihat perkembangan outsourcing di Indonesia seperti ini, akan muncul banyak sekali plus minusnya. Nilai plusnya adalah bahwa Indonesia punya peluang besar untuk menjadi Negara penyedia IT (seperti yang dilakukan India dan China sekarang), sehingga ketertarikan untuk mempelajari IT dan bekerja di dunia IT akan semakin besar. Sedangkan nilai minusnya adalah kalau suatu saat nanti Negara-negara di dunia mengalihkan proyek perangkat lunaknya ke Indonesia, maka dikhawatirkan ketertarikan para provider software Indonesia akan beralih dari penyediaan IT untuk kepentingan dalam negeri ke penyediaan IT untuk kepentingan outsourcer luar negeri (karena pasti nilai proyek dari luar negeri jauh lebih menggiurkan daripada nilai proyek dalam negeri). Efek buruk dari hal ini adalah ekspor produk IT yang tinggi, tapi IT dalam negeri terbengkalai.

Dari penjelasan diatas, memang IT saat ini dibutuhkan oleh perusahaan-perusahaan dalam mengatasi permasalahan yang ada. Tetapi memang masih memerlukan SDM yang tepat sehingga IT tersebut dapat berjalan sesuai dengan kebutuhan. Apakah Outsourcing adalah jawaban dari perusahaan? Paper ini akan memaparkan keuntungan dan kelemahan dari pengembangan SIstem Informasi dengan menggunakan Outsourcing.

1.2 Tujuan Penulisan

Pengembangan Sistem Informasi di Indonesia semakin dibutuhkan baik untuk kepentingan perusahaan maupun untuk kepentingan Negara. Tujuan paper ini akan memaparkan keuntungan dan kelemahan dari pengembangan Sistem Informasi dengan menggunakan Outsourcing. Dengan outsourcing ini diharapkan kebutuhan SDM dalam mengembangkan sistem informasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

1.3 Manfaat Penulisan

Adapun manfaat penulisan paper ini adalah:

  • Bagi Perusahaan

Penulisan paper ini akan bermanfaat untuk mengetahui keuntungan dan kelemahan outsourcing dalam pengembangan sistem informasi sehingga perusahaan tidak salah dalam memilih vendor.

  • Bagi Penulis

Memberikan manfaat dari segi informasi dan dapat menambah ilmu sehingga dapat diaplikasikan kepada perusahaan.

BAB 2

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Definisi Outsourcing

Outsourcing berasal dari bahasa Inggris yang berarti “alih daya”. Outsourcing mempunyai nama lain yaitu “contracting out” merupakan sebuah pemindahan operasi dari satu perusahaan ke tempat lain. Hal ini biasanya dilakukan untuk memperkecil biaya produksi atau untuk memusatkan perhatian kepada hal lain. Di negara-negara maju seperti Amerika & Eropa, pemanfaatan Outsourcing sudah sedemikian mengglobal sehingga menjadi sarana perusahaan untuk lebih berkonsentrasi pada core businessnya sehingga lebih fokus pada keunggulan produk servisnya.

Secara umum outsourcing diartikan sebagai pemindahan atau pendelegasian beberapa proses bisnis kepada suatu badan penyelia jasa. Dimana badan penyelia jasa tersebut melakukan proses administrasi dan manajemen berdasarkan definisi serta criteria yang telah disepakati. Outsourcing hadir karena adanya keinginan dari perusahaan (perusahaan pengguna / pemesan – user/principal) untuk menyerahkan sebagian kegiatan perusahaan kepada pihak lain (perusahaan outsourcing) agar ia dapat berkonsentrasi penuh pada proses bisnis perusahaan (core business) Biar lebih kompetitif tujuannya. Karena itu, pekerjaan yang di-outsourcing-kan bukanlah pekerjaan yang berhubungan langsung dengan inti bisnis perusahaan, melainkan pekerjaan penunjang (staff level ke bawah), meski terkadang ada juga posisi manajerial yang di-outsourcing-kan, namun tetap saja hanya untuk pekerjaan dalam tenggat waktu tertentu seperti proyek.

Penggunaan outsourcing seringkali digunakan sebagai strategi kompetisi perusahaan untuk fokus pada core business-nya. Namun, pada prakteknya outsourcing didorong oleh keinginan perusahaan untuk menekan cost hingga serendah-rendahnya dan mendapatkan keuntungan berlipat ganda walaupun seringkali melanggar etika bisnis. Perusahaan yang menggunakan tenaga outsource diketahui 4 alasan menggunakan outsourcing, yaitu Efektifitas manpower, tidak perlu mengembangkan SDM untuk pekerjaan yang bukan utama, memberdayakan anak perusahaan dan dealing with unpredicted business condition.

2.2 Masalah Umum Yang Terjadi Dalam Penggunaan Outsourcing

Adapun beberapa masalah umum yang terjadi dalam penggunaan Outsourcing adalah:

  • Penentuan partner outsourcing. Hal ini menjadi sangat krusial karena partner outsourcing harus mengetahui apa yang menjadi kebutuhan perusahaan serta menjaga hubungan baik dengan partner outsourcing.
  • Perusahaan outsourcing harus berbadan hukum. Hal ini bertujuan untuk melindungi hak-hak tenaga outsource, sehingga mereka memiliki kepastian hukum.
  • Pelanggaran ketentuan outsourcing. Demi mengurangi biaya produksi, perusahaan terkadang melanggar ketentuan-ketentuan yang berlaku.
  • Perusahan outsourcing memotong gaji tenaga kerja tanpa ada batasan sehingga, yang mereka terima, berkurang lebih banyak.

2.3 Tujuan dan Resiko Outsourcing

Adapun tujuan dari Outsourcing adalah:

  • Mempercepat keuntungan reengineering
  • Mendapatkan akses pada kemampuan kelas dunia
  • Memperoleh suntikan kas
  • Membebaskan sumber daya untuk kepentingan lain
  • Membebaskan diri dari fungsi yang sulit dikelola atau dikendalikan
  • Memperbaiki fokus perusahaan
  • Memperoleh dana kapital
  • Mengurangi biaya operasi
  • Mengurangi resiko usaha
  • Memperoleh sumber daya yang tidak dimiliki didalam perusahaan

Sedangkan Resiko dari Outsourcing adalah:

  • Keuntungan tidak diperoleh secara cepat, tidak diperoleh dalam jumlah yang cukup signifikan
  • Akses tidak diperoleh karena pemberi jasa tidak menunjukkan kinerja perusahaan kelas dunia
  • Suntikan kas ternyata seret atau tidak diperoleh sama sekali karena perusahaan pemberi jasa mengalami kesulitan keuangan
  • Sumber daya mungkin harus ditransfer ke atau diperlukan oleh perusahaan pemberi jasa,sehingga tetap kekurangan sumber daya
  • Perusahaan mungkin tidak dapat bebas seluruhnya dari kesulitan yang sebetulnya ingin dihindari
  • Karena berbagai tujuan yang ingin dicapai, tidak sepenuhnya didapat, maka fokus core business tidak tercapai
  • Karena perusahaan pemberi jasa mengalami kesulitan keuangan,maka mungkin tambahan dana tidak ada
  • Biaya sesudah outsourcing mungkin tidak berkurang,tetapi tetap atau bahkan bertambah
  • Karena berbagai tujuan yang ingin dicapai tidak sepenuhnya diperoleh,mungkin resiko usaha tetap saja besar
  • Karena perusahaan pemberi jasa juga tidak memiliki sumber daya yang diperlukan,maka tujuan ini tidak tercapai

2.4 Jenis-jenis Outsourcing

Ada beberapa jenis outsourcing adalah sebagai berikut:

  • Contracting. Merupakan bentuk penyerahan aktivitas perusahaan pada pihak ketiga yang paling sederhana dan merupakan bentuk yang paling lama. Langkah ini adalah langkah berjangka pendek, hanya mempunyai arti taktis dan bukan merupakan bagian dari strategi (besar) perusahaan tetapi hanya untuk mencari cara yang praktis saja.
  • Outsourcing. Penyerahan aktivitas perusahaan pada pihak ketiga dengan tujuan untuk mendapatkan kinerja pekerjaan yang profesional dan berkelas dunia. Diperlukan pihak pemberi jasa yang menspesialisasikan dirinya pada jenis pekerjaan atau aktivitas yang akan diserahkan.
  • In Sourcing. Kebalikan dari outsourcing, dengan menerima pekerjaan dari perusahaan lain. Motivasi utamanya adalah dengan menjaga tingkat produktivitas dan penggunaan aset secara maksimal agar biaya satuannya dapat ditekan dimana hal ini akan meningkatkan keuntungan perusahaan. Dengan demikian kompetensi utamanya tidak hanya digunakan sendiri tetapi juga dapat digunakan oleh perusahaan lain yang akan meningkatkan keuntungan.
  • Co-Sourcing. Jenis hubungan pekerjaan dan aktivitas dimana hubungan antara perusahaan dan rekanan lebih erat dari sekedar hubungan outsourcing. Contohnya adalah dengan memperbantukan tenaga ahli pada perusahaan pemberi jasa untuk saling mendukung kegiatan masing-masing perusahaan.

2.5 Istilah dari IT

Ada beberapa istilah-istilah IT yang perlu diketahui agar dapat menambah informasi tentang IT sendiri. Beberapa istilah itu adalah sebagai berikut:

  • Blog
    Blog merupakan singkatan dari “web log” adalah bentuk aplikasi web yang menyerupai tulisan-tulisan (yang dimuat sebagai posting) pada sebuah halaman web umum. Posting-posting tersebut seringkali dimuat dalam urutan secara terbalik (isi terbaru dahulu baru kemudian diikuti isi yang lebih lama), meskipun tidak selamanya demikian. Situs web semacam itu biasanya dapat diakses oleh semua pengguna internet sesuai dengan topik dan tujuan dari si pengguna blog tersebut
  • GPRS
    Layanan komunikasi berbasis paket, tanpa kabel sebagai media komunikasi. Layanan ini diperuntukkan bagi komputer jinjing (notebook). Dasar dari GPRS adalah komunikasi GSM (Global System for Mobile Communication). Kecepatan yang ditawarkan mulai dari 56 Kbps sampai dengan 114 Kbps, memungkinkan untuk mengakses Internet dengan lebih cepat.
  • Internet
    Istilah umum yang dipakai untuk menunjuk Network tingkat dunia yang terdiri dari komputer dan layanan servis atau sekitar 30 sampai 50 juta pemakai komputer dan puluhan sistem informasi termasuk e-mail, Gopher, FTP dan World Wide Web.
  • Server
    1. Sebuah komputer di Internet atau di jaringan lainnya yang menyimpan file dan membuat file tersebut tersedia untuk diambil jika dibutuhkan.
    2. Sebuah aplikasi jaringan komputer yang digunakan untuk melayani banyak pengguna dalam satu jaringan.
  • Wi-Fi
    Wi-Fi Wireless Fidelity adalah nama dagang resmi untuk IEEE 802.11b yang dibuat oleh Wireless Ethernet Compatibility Aliance (WECA). Istilah Wi-Fi menggantikan 802.11b seperti halnya istilah Ethernet menggantikan IEEE 802.3. Produk yang disertifikasi oleh WECA sebagai Wi-Fi dapat beroperasi bersama meskipun dibuat oleh perusahaan yang berbeda.

BAB 3

PEMBAHASAN MASALAH

3.1 Keuntungan dan Kelemahan Outsourcing

Pada saat ini kesadaran seseorang atau perusahaan akan pentingnya perlindungan terhadap keamanan seperti jiwa, harta benda, atau karya cipta sudah semakin tinggi. Tingginya kejahatan yang memanfaatkan TI dan resiko keamanan semakin membuat seseorang memprioritaskan keamanan dalam sebuah perusahaan. Apalagi jurus yang dilakukan ”para penjahat” TI pun kian canggih.

Penjelasan diatas hanya satu dari banyak alasan perkembangan Sistem informasi di seluruh dunia. Seringkali perusahaan enggan untuk melakukan outsourcing, insourcing, atau multi-sourcing teknologi keamanan. Outsourcing harus dipandang secara jangka panjang, karena perusahaan pasti akan mengeluarkan dana lebih sebagai management fee perusahaan outsourcing, memikirkan mengenai pengembangan karir karyawan, efisiensi dalam bidang tenaga kerja, organisasi, benefit dan lainnya.

Adapun beberapa alasan mengapa kita memerlukan outsourcing adalah sebagai berikut:

  • Meningkatkan fokus perusahaan.
    • Memanfaatkan kemampuan kelas dunia.
    • Mempercepat keuntungan yang diperoleh dari proses re-engineering.
    • Membagi resiko.
    • Sumber daya sendiri dapat digunakan untuk kebutuhan-kebutuhan lain
    • Memungkinkan tersedianya dana kapital
    • Menciptakan dana segar.
    • Mengurangi dan mengendalikan biaya operasi.
    • Memperoleh sumber daya yang tidak dimiliki sendiri.
    • Memecahkan masalah yang sulit dikendalikan atau diolah.

Dengan melihat alasan menggunakan outsourcing, faktor-faktor pemilihan perusahaan penyedia jasa outsourcing, serta kepuasan perusahaan terhadap tenaga outsource, sebanyak 68.2% menyatakan bahwa penggunaan tenaga outsource dinilai efektif dan akan terus menggunakan outsourcing dalam kegiatan operasionalnya. Untuk dapat lebih efektif maka disarankan adanya:

  • Komunikasi dua arah antara perusahaan dengan provider jasa outsource dengan bekerja sama, perubahan, atau permasalahan yang terjadi
  • Tenaga outsource telah ditraining terlebih dahulu agar memiliki kemampuan/ketrampilan
  • Memperhatikan hak dan kewajiban baik pengguna outsource maupun tenaga kerja yang ditulis secara detail dan menginformasikan apa yang menjadi hak-haknya

Dengan ‘membagi tugas’ kepada perusahaan lain itu, perusahaan pengguna outsourcing merasa mendapatkan keuntungan dari ‘kerjasama’ tersebut, karena ia tidak perlu pusing-pusing memikirkan dan mengurus pekerjaan-pekerjaan penunjang sehingga bisa fokus dalam bisnis operasional perusahaan. Sedangkan faktor-faktor penentu keberhasilan Outsourcing adalah sebagai berikut:

  • Memahami maksud dan tujuan perusahaan.
  • Memiliki visi dan perencanaan strategis.
  • Memilih secara tepat service provider atau pemberi jasa.
  • Melakukan pengawasan dan pengelolaan terus menerus terhadap hubungan antarperusahaan dan pemberi jasa.
  • Memiliki kontrak yang cukup tersusun dgn baik
  • Memelihara komunikasi yang baik dan terbuka dengan individu atau kelompok terkait.
  • Mendapatkan dukungan dan keikutsertaan manajemen
  • Memberikan perhatian secara berhati-hati pada persoalan yg menyangkut karyawan

Dari beberapa penjelasan diatas mengenai Outsourcing, kita bisa analisa bahwa ada beberapa keuntungan perusahaan menggunakan outsourcing dalam mendukung core business dari perusahaan tersebut. IT outsourcing memungkinkan bisnis Anda berfokus pada apa yang benar-benar penting, yaitu “Core” kompetensi Anda, sementara vendor atau penyedia layanan IT outsourcing berfokus pada keahlian terbaik mereka yaitu mengelola IT. Alasan mengapa suatu perusahaan mengambil langkah outsourcing adalah dikarenakan agar perusahaan tersebut dapat bertahan dalam memasuki pasar international dan mendapatkan keuntungan. Pengambilan langkah dengan menggunakan outsourcing merupakan kebijakan dari perusahaan, sehingga perusahaan dihadapkan pada beberapa keuntungan dan kelemahan. Keuntungan dan kelemahan tersebut adalah:

Keuntungan menggunakan Outsourcing:

  • Skalabilitas & Kemampuan Beradaptasi. Membangun dan memelihara infrastruktur IT membutuhkan banyak waktu. Sektor IT menjadi lebih kompetitif, sehingga mengambil terlalu banyak waktu untuk penerapan satu teknologi akan sangat berisiko. IT outsourcing memungkinkan percepatan adaptasi dan transformasi bisnis Anda terhadap perubahan pasar atau ancaman para pesaing.
  • · Penghematan Biaya (Cost Saving). Kecenderungan kegiatan bisnis yang saat ini terlihat jelas adalah bahwa perusahaan menggeser aplikasi bisnis berbasis web.
  • Teknologi yang maju. IT sourcing memberikan kemajuan teknologi kepada organisasi klien dan pengalaman personil dan teknologi tersebut tergantung  kepada vendor sebagai penyedia IT outsourcing tersebut.
  • Pemusatan Aktivitas Inti. Perusahaan dapat lebih berkonsentrasi pada kegiatan operasinya dan dapat mengendalikan jumlah tugas sehingga kegiatan operasi perusahaan dapat menjadi sempurna.
  • Kebutuhan akan personil IT. Penggunaan IT sourcing oleh suatu perusahaan menggambarkan kurangnya personil IT dalam satu perusahaan tersebut, vendor memiliki resources yang lebih besar maka perusahaan yang menggunakan IT outsourcing staff dapat berasal dari vendor.
  • Fleksibilitas penggunaan Teknologi. Outsourcing akan dipertimbangkan sebagai langkah manajemen resiko yang lebih baik dengan begitu segala resiko yang dihadapi dilimpahkan kepada vendor yang bertanggung jawab dalam memperbaharui teknologi.

Kelemahan dari Outsourcing adalah:

  • Produktivitas justru menurun jika perusahaan outsourcing yang dipilih tidak kompeten
  • Wrong man on the wrong place jika proses seleksi, training dan penempatan tidak dilakukan secara cermat oleh perusahaan outsourcing
  • Terkena kewajiban ketenagakerjaan jika perjanjian kerjasama dengan perusahaan outsourcing tidak diatur dengan tegas dan jelas diawal kerja sama
  • Regulasi yang belum kondusif akan membuat penentuan core dan non core juga belum jelas
  • Pemilihan perusahaan jasa outsourcing yang salah bisa berakibat beralihnya status hubungan kerja dari perusahaan pemberi jasa pekerja ke perusahaan penerima jasa pekerja
  • Salah satu komponen yang penting dalam outsourcing adalah kontrak, dan ini merupakan resiko yang harus diperhatikan jika tidak maka IT outsourcing akan menjadi masalah bagi perusahaan
  • Informasi merupakan asset berharga bagi perusahaan, jika tidak dikelola dengan baik maka akan jadi masalah bagi perusahaan tersebut
  • Dalam menetapkan strategi hendaknya disesuaikan dengan kebutuhan IT outsourcing
  • Maintaining hubungan dengan vendor
  • Mangerial Control issue
  • Ada biaya yang diluar jasa standar seperti biaya pencarian vendor, biaya transisi, dan biaya post outsourcing

BAB 4

KESIMPULAN

4.1 Kesimpulan

Kesuksesan keunggulan kompetitif suatu organisasi dengan menerapkan IT outsourcing berdasarkan keuntungan dan kelemahan harus diterapkan sehingga perusahaan dapat fokus terhadap core business-nya. Dan pemilihan mengenai mana yang akan digunakan dalam suatu perusahaan, sebenarnya tergantung dari ruang lingkup, budget, resiko, tingkat kegunaan, dan sejauh mana kita memerlukannya. Kalau ruang lingkup itu tidaklah terlalu besar dan sangat sederhana, maka jalan insourcing atau self-sourcing adalah langkah yang terbaik. Tetapi kalau sudah mencangkup area yang lebih luas lagi, maka outsourcing adalah jalannya.

Dilihat dari segi resiko dan tingkat kegunaannya, ini tergantung dari bentuk dan kegiatan bisnis perusahaan. Penjelasan diatas terdapat beberapa keuntungan dan kelemahan dari outsourcing tersebut, jika perusahaan dapat mengintegrasikan keuntungan dan kelemahan tersebut maka perusahaan pasti dapat menjalankan sesuai dengan kebutuhan bisnis mereka. Termasuk yang paling penting adalah bagaimana penyediaan Sumber daya baik manusia maupun sistemnya sehingga sesuai dengan kebutuhan.

This entry was posted in Uncategorized. Bookmark the permalink.

One Response to Keuntungan Dan Kelemahan Outsourcing IT/SI

  1. Avatar of wewew wewew says:

    Jika anda sebagai pemimpin perusahaan apakah anda akan terus menerapkan sistem outsourcing dalam jangka panjang atau sebaliknya?
    karena menurut saya dengan melakukan outsourcing dalam sebuah perusahaan maka akan memberi keuntungan yang lebih banyak daripada kerugian yang diperoleh dalam mengembangkan sistem informasi.

Tinggalkan Balasan

Alamat surel Anda tidak akan dipublikasikan. Isian wajib ditandai *

Anda dapat memakai tag dan atribut HTML ini: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>


Refresh



Current ye@r *